Gids voor besturen

Inhoudsopgave

  1. Organisatie
  2. Bestuursaansprakelijkheid
  3. Beleid
  4. Vergunningen
  5. Taken en vaardigheden bestuur(ders)
  6. Financiën
  7. Subsidies, Fondsen en Sponsoring
  8. Belastingen, Rechten en Verzekeringen
  9. Public Relations
  10. Vrijwilligers
  11. Ondersteunende organisaties

ORGANISATIE

Rechtspersoon

Een mens is een natuurlijk persoon en een organisatie een rechtspersoon. Er is sprake van een rechtspersoon als op enigerlei wijze aantoonbaar is dat er een verbinding tussen natuurlijke personen is, bijvoorbeeld doordat een club of groep een bankrekening heeft.

Volledige rechtspersoonlijkheid

Een club, vereniging of stichting, heeft een volledige rechtspersoonlijkheid als die club bij notariële acte vastgestelde statuten (grondregels) heeft en staat ingeschreven in de kamer van koophandel (bij de kamer van koophandel kan iedereen de statuten van de club inzien en is opvraagbaar wie van de club handelingsbevoegd zijn).Het is van groot belang voor een club om volledige rechtspersoonlijkheid te hebben, want anders kunnen de leden van de club, op de eerste plaats de bestuursleden, hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden voor activiteiten of handelingen van die club, c.q. personen namens die club. Volledige rechtspersoonlijkheid wordt doorgaans vereist om in aanmerking te komen voor subsidie of steun uit fondsen. En zonder volledige rechtspersoonlijkheid kan een club nooit erven, onroerend goed verwerven of werkgever zijn.

Verenigingen en Stichtingen

In de niet-commerciële sector onderscheidt men verenigingen en stichtingen. Het zijn beide instellingen met een ideëel doel. Een vereniging heeft leden, die samen het beleid en activiteiten bepalen. Een stichting heeft een bestuur dat de verantwoording voor beleid en activiteiten draagt en kent vaak deelnemers. De wet democratiseringsregelingen verplicht een stichting statutair te regelen hoe belanghebbenden, onder andere deelnemers en of medewerkers, inspraak hebben. Echter het meest democratisch blijft een vereniging en waar mogelijk en zinnig geniet deze instellingsvorm de voorkeur. Als betrokkenen vaak wisselen of de betrokkenen onvolwassen zijn is een stichting meestal beter.

Statuten en Huishoudelijk Reglement

In de statuten staan de grondregels van een organisatie. In een huishoudelijk reglement kan men een en ander nader en beter afgestemd op de situatie regelen. Dat geeft duidelijkheid en blijkt vaak handig. De regels in een huishoudelijk reglement van een club mogen niet in strijd zijn met de statuten. Een huishoudelijk reglement en wijzigingen daarin kunnen door de club vastgesteld worden. Voor vaststellen of wijziging van statuten is een notaris nodig.

BESTUURSAANSPRAKELIJKHEID

Bevoegdheid

De vereniging is een rechtspersoon met leden die gericht is op een bepaald doel. Alle verenigingen bezitten rechtspersoonlijkheid.De wet maakt onderscheid tussen verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (formele verenigingen), verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid: (informele verenigingen) en niet-officiële verenigingen.Formele zijn alle verenigingen, die bij notariële akte zijn opgericht of waarvan de statuten later in een notariële akte zijn opgenomen en tevens zijn opgenomen in het verenigingenregister van de Kamer van Koophandel. Bestuurders daarvan zijn in principe niet persoonlijk aansprakelijk. Informele verenigingen zijn verenigingen die geen notarieel vastgelegde statuten hebben maar wel staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Bij inschrijving in de Kamer van Koophandel is duidelijk wie de vertegenwoordigers van de vereniging zijn. Bestuurders van deze informele verenigingen zijn beperkt aansprakelijk. Niet-officiële verenigingen staan niet ingeschreven en daardoor zijn de bestuurders persoonlijk aansprakelijk. De bezittingen van een niet-officiële vereniging worden fiscaal gezien als persoonlijke bezittingen van de beheerder. Daarover kan die persoon dan belasting moeten betalen, het geld of goed wordt bij z’n bezittingen gerekend bij overlijden, faillissement en dergelijke. Het doel van een vereniging mag nimmer zijn het maken van winst ter verdeling onder de leden. Hiermee is niet gezegd, dat er geen winst mag voortvloeien uit bepaalde activiteiten van de vereniging. Het gaat erom hoe die winst wordt besteed. Geoorloofde winstdoelstellingen zijn bijvoorbeeld een liefdadig doel of een reservefonds van de vereniging.

Aansprakelijkheid

Een bestuurder zal uiteraard niet aansprakelijk zijn zolang hij zijn taak behoorlijk verricht. Omdat toch bij veel bestuurders onduidelijkheid bestaat over wanneer zij aansprakelijk zouden kunnen zijn volgt hieronder een beknopte toelichting. Interne aansprakelijkheid:Iedere bestuurder is verplicht zijn taak behoorlijk te vervullen. De vereniging heeft de mogelijkheid om de bestuurder ter verantwoording te roepen voor zijn daden als hij zijn taak niet naar behoren verricht. In het geval een bestuurder (ernstig) tekort schiet in de vervulling van zijn taak kan hij daarvoor aansprakelijk gesteld worden door de vereniging.Bij verenigingen strekt goedkeuring van het jaarverslag en de jaarrekening in beginsel tot décharge van het bestuur. Ook kan een bestuurder aan het einde van zijn bestuursperiode om décharge verzoeken. Met décharge wordt bedoeld dat vastgesteld wordt dat de bestuurder zich behoorlijk van zijn taak heeft gekweten. Décharge geeft de bestuurder de zekerheid dat de vereniging hem niet meer aansprakelijk zal stellen voor feiten en handelingen die de vereniging bekend waren of hadden kunnen zijn. Externe aansprakelijkheid: De aansprakelijkheid van bestuurders kan tegenover derden allereerst ontstaan als de vereniging niet is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel, zoals hiervoor is omschreven.

Onrechtmatige daad

Indien een bestuurder (uit hoofde van zijn functie) een onrechtmatige daad of wanprestatie pleegt jegens een derde of die derde misleidt dan kan die derde de bestuurder daarvoor aansprakelijk stellen. Voor aansprakelijkheid van de bestuurder zal in deze gevallen veelal vereist zijn dat de bestuurder vooraf op de hoogte was dat de vereniging niet tot nakoming van de door hem aangegane verplichtingen in staat zal zijn. De overige bestuursleden kunnen in dit geval ook worden aangesproken als er gehandeld is op basis van een collectief besluit. Deze grond voor aansprakelijkheid is niet specifiek voor een bestuurder van een vereniging, omdat het een algemene grond voor aansprakelijkheid is op basis waarvan een ieder aansprakelijk kan worden gesteld door een derde.

BELEID

Wat beleid is

Beleid is een kader van waaruit besluiten worden gemotiveerd en verantwoord. Het geeft de opvattingen van de betrokkenen weer over de wijze waarop aan realisering van het doel van een organisatie gewerkt wordt. Beleid is dus nauw verbonden met het doel van de organisatie. Het geeft richting aan het handelen, organiseren, de regels en het omgaan met elkaar in de organisatie. Het beleid maakt ook aan anderen duidelijk wat ze van de organisatie mogen verwachten. Diverse soorten/onderdelen van beleid worden afgeleid van het algemene beleid, zoals: korte termijnbeleid, lange termijnbeleid, toelatingsbeleid, financieel beleid, sluitingstijdenbeleid, barbeleid, enzovoort, enzovoort.

Beleidsplan

Een beleidsplan wordt meestal voor meerdere jaren gemaakt en democratisch vastgesteld. Het algemeen beleid en de diverse soorten beleid, c.q. beleidsonderdelen, worden daarin beschreven, met name het hoe en waarom. Via werkplan en begroting wordt het beleidsplan verder uitgewerkt. En in een jaarverslag wordt een evaluatie van het beleid meegenomen.

Werkplan

Korte termijnbeleid wordt in een jaarwerkplan weergegeven. Dat moet, inclusief begroting, op 1 mei voor het jaar dat een club subsidie wil, bij de gemeente ingediend zijn. Voor de club zelf is het ook goed om per jaar en of per activiteit een werkplan met begroting te maken. In een werkplan wordt weergegeven wat men wil gaan doen, waarom en hoe, ook welke inkomsten men daarbij wil verwerven en wat men, waaraan, denkt uit te gaan geven. Meestal wordt dus begonnen met aanhalen van de doelstelling, relevante subdoelstellingen en een beschrijving van de huidige en te verwachten situatie. In een vereniging dienen werkplan met begroting op een ledenvergadering goedgekeurd te worden. Een samenvatting van de te verwachten activiteiten kan eventueel als programmaboekje gepresenteerd worden.

Jaarverslag

Het is een goede zaak dat bij het maken van een jaarverslag een vergelijking plaatsheeft met het werkplan dat op hetzelfde jaar betrekking heeft. Binnen zes maanden na een jaar behoort het jaarverslag klaar te zijn. Dat dient zowel betrokkenen als buitenstaanders een beeld te geven van wat in de organisatie dat jaar gebeurde. Betrokkenen kunnen aan de hand daarvan evalueren en toekomst bepalen. Het jaarverslag moet bij de gemeente al binnen drie maanden na een kalenderjaar binnen zijn om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen. Het jaarverslag is ook een publiciteitsmiddel en belangrijk om voor het nageslacht in een archief te bewaren.Een jaarverslag begint normaal met een inleiding en bevat informatie over doel, werkwijze en structuur organisatie; organisatie en werkzaamheden bestuur; wijzigingen in regels; cijfers over, onder andere: deelnemers, donateurs, leden, activiteiten, diploma’s; een financieel overzicht; een verslag van de activiteiten in het afgelopen jaar en de samenwerking met andere organisaties.

Sturen

Beleidsplan, werkplan, programma en begroting vormen de stuurinrichting van de organisatie. Het bestuur zal, in de geest daarvan, aan de hand van de situatie regelmatig bij moeten sturen. Een middel om te controleren of men op de goede koers zit is het jaarverslag.

VERGUNNINGEN

Net als een natuurlijk persoon moet een rechtspersoon, vereniging of stichting, zich aan de wet houden. Voor verscheidene activiteiten heeft men dan ook een vergunning nodig. Vergunningen moeten ruim van tevoren bij de gemeente worden aangevraagd; bij kleinere activiteiten volstaat meestal een maand van tevoren, grote evenementen moeten, volgens de gemeentelijke evenementennota, voor februari van het jaar waarin het evenement plaatsheeft bij de gemeente aangevraagd zijn. Vergunning is nodig voor het houden van alle voor publiek toegankelijk vermaak. Als men iets niet alledaags op een terrein van de gemeente wil doen is daar uiteraard vergunning voor nodig. Verder zijn vergunningen nodig voor in groepsverband gebruik van wegen, afsluiten van wegen, muziek en omroep op meer dan 200 meter van verwekking hoorbaar (op zondag alleen ontheffing na 13.00 uur), activiteiten in Rucphense bossen, plaatsen van (feest)tent, verkoop van alcoholhoudende drank, publiek vertonen van (video)film, organiseren van kansspelen (onder andere: bingo, kienen), loterij, bivak, plaatsen amusementsapparatuur (flipperkasten/ videospelen/gokautomaten), enzovoort. Dus ook voor speurtochten, wandeltochten, oriëntatietochten, fietstochten en droppings. Met een uitgebreide beschrijving van de te ondernemen activiteit(en) kunt u bijvoorbeeld tegelijkertijd alle daarvoor benodigde vergunningen aanvragen. Dat blijkt ook nog voordelig te zijn. Er zijn verzekeringsmaatschappijen die niet via de W.A.-polis uitkeren wanneer bij een activiteit, waarvoor een vergunning vereist is, men geen vergunning heeft. Indien tijdig aangevraagd, kan de gemeente ook dranghekken, evenementenkasten en verkeersborden voor evenementen beschikbaar stellen, al dan niet tegen betaling. Als bij een activiteit op enigerlei wijze het verkeer geregeld moet worden moeten degene die dat doendat jaar een instructie voor verkeersregelaar gevolgd hebben. Een vergunning voor zo’n activiteit moet in principe minimaal drie maanden tevoren aangevraagd worden.

TAKEN EN VAARDIGHEDEN BESTUUR(DERS)

Besturen

In een vereniging draagt de algemene ledenvergadering het bestuur op wat het moet doen. Het bestuur is verantwoording schuldig aan die algemene vergadering. Het bestuur van een club moet verantwoording dragen: er op toezien dat de regels van de club nageleefd worden, het beleid uitgevoerd wordt en de menskracht, bezittingen en middelen van de club juist gebruikt en benut worden; stimuleren dat het doel van de club gediend wordt; werkzaamheden delegeren en coördineren; betrokkenen informeren; plannen en evalueren. Om de leiding te kunnen controleren en afspraken te maken over de grootte van haar macht is het nodig dat die leiding bewust gekozen wordt en georganiseerd.

Bestuursleden

De bestuursleden dragen samen de verantwoording en ieder bestuurslid heeft die verantwoording voor zich. Echter, binnen een bestuur zijn er verschillende taken en het is goed om die taken te verdelen. Bestuursleden krijgen zo naast de gezamenlijke verantwoordelijkheid ook een eigen verantwoordelijkheid in de organisatie. Daarop kunnen ze ook van buiten de organisatie aangesproken worden. Om misverstanden te voorkomen zijn een duidelijke taakafbakening en taakomschrijving nuttig. Bij werving van bestuursleden kan een heldere taakomschrijving helpen.

De voorzitter

De voorzitter is de eerstaanspreekbare van een vereniging of stichting. Ook binnen het bestuur zijn taken: inspireren, delegeren, coördineren, controleren, rapporteren en representeren. De voorzitter is een spreekbuis intern en naar buiten. De voorzitter is bij vergaderingen gespreksleider. Hij zorgt voor orde, houdt procedures in de gaten, probeert vergaderingen plezierig te laten verlopen en tot inhoudelijk resultaat te brengen. Besluiten, en eventueel wat besproken is, vat hij duidelijk samen. Hij draagt er zorg voor dat een goed voorbereide en toegelichte agenda ruim voor de vergadering onder de (bestuurs)leden verspreid is. Onder meer controleert de voorzitter of besluiten uitgevoerd en regels nageleefd worden.

De secretaris

De secretaris: verstuurt, ontvangt en selecteert post; houdt archief bij; maakt notulen en jaarverslag; zorgt dat afspraken nagekomen worden; stelt samen met de voorzitter agenda’s van vergaderingen op; houdt ledenadministratie van de vereniging bij. Kortom, de secretaris beschikt over veel gegevens, is de communicatiefiguur en tevens rechterhand van de voorzitter. Voor een secretaris is het van belang, dat hij hoofd- en bijzaken kan onderscheiden, enig schrijftalent heeft, ordelijk kan denken en handelen, plezier heeft in papieren rompslomp en discipline kan opbrengen.

De penningmeester

De penningmeester zorgt voor ordelijk en juist verloop van de binnenkomende en uitgaande gelden. Hij zorgt voor de begroting, een inzichtelijke financiële administratie en een jaarverslag. Hij moet inhoudelijk beleid vertalen in geld, activiteiten vertalen in cijfers en cijfers vertalen in informatie over de organisatie en haar (on)mogelijkheden. Zodoende moeten de cijfers ook voor de andere betrokkenen gaan leven. Een penningmeester moet betrouwbaar zijn met geld, nauwkeurig en gedisciplineerd kunnen werken, boekhoudkundige kennis hebben, gevoel voor doelmatigheid en effectiviteit hebben, vindingrijk zijn, plezier en inzicht in cijfers en plezier in communicatie over cijfers en hun betekenis hebben. Een penningmeester kan delegeren, maar moet voldoende inzicht hebben in het werk van de anderen om kwaliteit daarvan te beoordelen.(Gratis) incasso-opdrachten (voor incasseren contributie), internetbankieren en europas kunnen een penningmeester van pas komen. Bijvoorbeeld de Rabobank heeft ,,PC-Leden”, een handig computerprogramma voor leden-, contributie en grootboekadministratie. Binnen een formele vereniging of stichting kan het bestuur aan meerdere personen een volmacht verlenen om een kas of bankrekening, eventueel ten behoeve van een deelactiviteit, te beheren. Maar, het bestuur blijft voor die kas en bankrekening eindverantwoordelijk. Een en ander dient op een juiste wijze vastgelegd te worden.

Notuleren

Notuleren is schrijven van een vergaderverslag. De notulen zijn een samenvatting van wat op de vergadering besproken is. Ze worden gemaakt om afspraken niet te vergeten en om anderen te informeren. Ook kunnen ze dienen als officieel bewijs en als controlemiddel of wat is uitgevoerd dat is besloten of afgesproken. Door vaststelling van de notulen, waarna ondertekening door voorzitter en secretaris, wordt de groep die ze vaststelde er voor verantwoordelijk.

Notulen maken

Men kan verslagen maken in een soort logboek (alles blijft bij elkaar) of op losse papieren, die vermenigvuldigd worden. Het is goed dat notulen snel na de vergadering gemaakt en verspreid worden, omdat iedereen door lezen er van herinnerd wordt aan afspraken. Notulen kan men kort en krachtig, maar ook letterlijk, uitgebreid maken. Eventueel kan men een besluitenlijst toevoegen. Welke notulen gewenst worden kunnen betrokkenen afspreken. De notulen beginnen met de naam van de groep die vergaderde, de plaats waar en de datum waarop vergaderd werd en de namen van de aanwezigen en de afwezigen (al dan niet met kennisgeving) bij de vergadering. Notulen maken leert men door het te doen. In de praktijk ontdekt men wat ontbreekt of juist handig is. Algemeen kan gesteld worden dat het verslag objectief moet zijn (geen eigen gevoelens weergeven). Is er tijdens de vergadering voor de notulist iets niet duidelijk, dan kan hij gerust vragen om te herhalen of duidelijk te formuleren. De ene notulist maakt korte aantekeningen, de andere gebruikt tekens of trefwoorden en weer een ander schrijft vrijwel alles letterlijk op.

Schrijven

In het algemeen geldt bij schrijven: schrijf zoals je spreekt, maak zinnen en woorden kort (twintig á vijfentwintig woorden in een zin is lang) en gebruik zo weinig mogelijk afkortingen. Het maakt niet uit of het brieven, notulen of andere stukken betreft.

Vergaderen

Een vergadering is een verzameling van mensen die bijeen komen om te overleggen (gezamenlijk beraadslagen). Het overleg heet ook vergadering. Met het overleg willen de betrokkenen een doel bereiken. Dat doel moet duidelijk zijn. Daarbij kan een goede voorbereide en minstens een week tevoren verstuurde agenda, een lijst van gespreksonderwerpen/vergaderdoelen, helpen. Bestuursdoelen, afgeleid van het beleid van de organisatie, en persoonlijke doelen moeten duidelijk zijn. Soms kan een vergadering het beste zakelijk gericht zijn en op andere momenten moet het overleg meer gericht zijn op gevoelens en meningen. Daarover kan men ook afspraken maken. Persoonlijke doelen verklaren het vergadergedrag van iemand. Voor de een is ervaring opdoen het belangrijkste, een ander wil op de hoogte zijn, een ander wil vooral inspraak hebben en meebeslissen, weer een ander wil een taak uitoefenen, enzovoort. Een “verborgen agenda” is een doelstelling van een of meerdere deelnemers aan de vergadering waar niet openlijk over gepraat wordt. Er moet doelgericht vergaderd worden, niet te veel onnodig uitweiden of zijpaadjes bewandelen. Maar de sfeer moet prettig blijven, dus de vergadering moet ook weer niet te strak gehouden worden. Napraten (niet navergaderen), na de vergadering, is belangrijk.Tijdens de vergadering wordt het spreken geordend via de voorzitter. Het is zaak om meningen met argumenten te onderbouwen. Door allerlei omstandigheden heeft de een in een vergadering meer macht dan de andere. De voorzitter moet discussie stimuleren en er op toezien dat ieder daarbij tot z’n recht komt. Zorg dat vergaderingen niet overvol zitten en hooguit twee uren duren.

FINANCIËN

Boekhouding

Elk bestuur van een rechtspersoon is wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden, binnen zes maanden na een boekjaar een jaarrekening op te maken en de financiële stukken zeven jaar te bewaren. Clubs die subsidie krijgen moeten in de gemeente Rucphen drie maanden na een kalenderjaar een jaarrekening bij de gemeente indienen. Een jaarrekening dient een balans en een verlies- en winstrekening te omvatten. Kleinere clubs kunnen, ter verkrijging van gemeentesubsidie, volstaan met een overzicht van inkomsten en uitgaven in het achterliggende jaar, met activiteitenoverzicht. Hoe de boekhouding wordt gevoerd is niet wettelijk geregeld. Voor de meeste clubs is een tabellarisch kas/bank- of kas/giroboek voldoende. Er zijn eenvoudige en uitgebreide computerboekhoudprogramma’s. Een begroting, vooraf schatten wat de kosten en opbrengsten van de activiteiten zijn, is om subsidie te krijgen in de gemeente Rucphen verplicht. Zo’n begroting met werkplan dient acht maanden voor het jaar waarover subsidie wordt aangevraagd bij de gemeente te liggen.Op grond van een begroting kan het bestuur besluiten nemen over de besteding van het geld. De boekhouding moet informatie verstrekken die nodig is om de begroting te bewaken en tijdig afwijkingen in die begroting te signaleren.Ook is het raadzaam betreffende een activiteit, zeker als het een wat grotere activiteit betreft, vooraf een begroting en na afloop een exploitatieoverzicht te maken. Over de manieren van boekhouden kan men bij de SKW-basisfunctionaris nader informatie krijgen. Ook aangaande afschrijven, investeren en financieren.

Inkomsten

De meest voorkomende financieringsbronnen zijn: contributie, deelnemersgelden, bijdragen in natura (ook gratis of goedkoop werkzaamheden verrichten of diensten verlenen), subsidies, bijdragen van fondsen, fundraising (geld inzamelen door bijvoorbeeld loterij of bingo), donaties en giften, baropbrengsten, sponsoring en tegen betaling werk verrichten (van helpen bij een activiteit van een andere club tot advertenties in een clubblad en verkoopacties).

Uitgaven

Het is van belang om goed af te wegen welke uitgaven noodzakelijk en zinvol zijn en welke uitgaven minder of niet, c.q. waar kan men op besparen en waarop niet.

Planmatige aanpak

Eerst moet er een overzicht komen van het geld dat de organisatie voor haar activiteiten nodig heeft en hoe men dat geld denkt binnen te krijgen. Vastgesteld moet worden wie er, onder supervisie van de penningmeester, geld mag uitgeven en of ontvangen, op welke manier betalingen en of ontvangsten plaatshebben en waarvoor geld mag worden uitgegeven en of ontvangen. Evenzo moet in kaart gebracht worden hoe men geld gaat inzamelen, wie dat gaat doen en wanneer. Aanzienlijke veranderingen in budgetten of begroting dienen aan het bestuur, c.c. de ledenvergadering, voorgelegd te worden.

SUBSIDIES FONDSEN SPONSORING

Subsidie

Subsidies kunnen gegeven worden als sociaal-maatschappelijke of culturele doelen gediend worden. Voor puur ontspannende activiteiten voor volwassenen wordt normaal geen subsidie gegeven. Wanneer het jeugd betreft en of een en ander een vormende waarde heeft, is er heel wat meer kans op het verkrijgen van subsidie. Voor plaatselijke activiteiten kan men bij de gemeente, voor activiteiten die meerdere gemeenten aangaan bij de provincie of het rijk om subsidie vragen. Overheidssubsidie wordt nooit zonder voorwaarden vooraf gegeven. Wanneer u overweegt om subsidie aan te vragen dus daar waar u die subsidie aan wilt vragen eerst naar die voorwaarden informeren.

Fondsen

In Nederland bestaan veel fondsen die steun willen geven aan allerlei groepen en projecten (zie internet). Ieder fonds heeft een eigen werkterrein. Aanvragen voor fondsen moeten tijdig ingediend worden, omdat de meeste fondsen maar een paar keer per jaar over aanvragen beslissen. De SKW-basisfunctionaris zal u desgewenst graag meer vertellen over de fondsen die er zijn.

Sponsoring

Sponsoring kan een structureel karakter hebben, maar, zeker voor gesubsidieerde instellingen, kan sponsoring een uitstekend middel zijn om extra dingen te financieren. Ook bij ,,maatschappelijke sponsoring” gaat het er om dat er twee partijen zijn die hun voordeel willen doen. Voor men sponsors gaat zoeken is een grondige bezinning gewenst. Wat er allemaal komt kijken en waar men rekening mee dient te houden staat beschreven in informatiemateriaal dat bij de SKW Sprundel voorhanden is.

BELASTINGEN RECHTEN VERZEKERINGEN

Belastingen en Buma-rechten

Heeft of huurt men een pand, dan krijgt men te maken met onroerend goed belasting. Ook kan men riool-/verontreinigingsheffing krijgen. Loonbelasting en premieheffing komen bij arbeidscontracten, ook al is het maar één optreden per jaar van een artiest, om de hoek kijken. Men is dan verplicht om loonbelasting en AOW/AWW in te houden. Bij een arbeidsverhouding moet de werkgever loonbelasting en premies afdragen. Aan Buma/Stemra moet voor rechten afgedragen worden bij gebruik van muziek buiten huiselijke kring. Gebruik van radio, t.v. en/of muziekapparatuur in een ruimte buiten huiselijke kring zijn dus belast. Evenals optredens van muziekgroepen. Tevens moeten rechten betaald worden voor gebruik van een televisie in een openbare ruimte. En apart moet voor rechten betaald worden bij het publiek vertonen van (video)films en het gebruik van teksten van anderen. Legaal vertonen van videofilms kan men regelen via de stichting Videma in Noordeloos (tel. 0183-583000). Als je in het bezit bent van een kopieerapparaat moeten kopieerrechten betaald worden. Bij een collectief contract met betrekking tot voornoemde rechten, via bijvoorbeeld overkoepelende organisaties, zijn flinke kortingen mogelijk.

Onkostenvergoedingen

Een onkostenvergoeding zonder nadere specificatie hoeft niet aan de belastingdienst opgegeven worden, mits die niet meer dan € 4,50 per uur, 40,- euro per week en 1500 euro per jaar bedraagt. Zodra men iets meer aan onkostenvergoeding ontvangt moet alles, ook het bedrag beneden 40 euro, c.q. 1500 euro,-, gespecificeerd en met bewijsstukken aan de belasting overlegd worden.

Freelancers

Elke organisatie is verplicht om honorarium verstrekt aan freelancers jaarlijks door te geven aan de belastingdienst. Een freelancer wordt doorgaans op huurbasis ingehuurd en betaald. Hij voert ,,een karwei” uit en tussen de freelancer en een organisatie mag geen gezagsverhouding bestaan. Anders is er spraken van loondienst en is de organisatie loonbelastingplichtig. Een freelancer moet zelf met de belastingdienst zijn zaken regelen.

Verzekeringen

De gemeente heeft sinds 2009 een algemene verzekering voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties. Het is nog vaag wat die verzekering wel en niet dekt. Daarom wordt geadviseerd de bestaande verzekeringen te handhaven.
De verzekeringen die voor een club van belang zijn: * een bestuursaansprakelijkheidsverzekering, * een W.A.-verzekering (waardoor aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden gedekt wordt, inclusief eventuele proces- en rechtsbijstandskosten)* een ongevallenverzekering, niet alleen voor beroepskrachten, maar zeker ook voor de vrijwilligers* een autoinzittendenverzekering, als voor of door de club personen vervoerd worden

  • een verzekering van roerende en eventueel onroerende goederen
  • eigendommen vrijwilligersverzekering (dekking schade door verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen die door vrijwilligers gebruikt of vervoerd worden)
  • een evenementenverzekering.

Verzekeringen moeten op maat afgesloten worden, want het aantal medewerkers, de waarde van eigendommen, de activiteiten en verdere situatie lopen per vereniging nogal uiteen.Is men aangesloten bij een overkoepelende organisatie, landelijk of regionaal, dan is het mogelijk dat men daardoor al (deels) verzekerd is. Vaak is het mogelijk om, relatief goedkoop, via zo’n koepelorganisatie te verzekeren.

PUBLIC RELATIONS

Bekendheid

Het is voor een club om verschillende redenen belangrijk om zich naar buiten toe te presenteren. Onder meer via het onderhouden van persoonlijke contacten, folders, brochures, clubbladen, programmaboekjes, affiches, nieuwsbrieven, kranten, internet, social media, radio en tv kan men bekendheid verwerven. Publiciteit moet men ook kunnen relativeren, want een bericht brengt zelden grote veranderingen teweeg en publiciteit kan zelfs gevaarlijk zijn. Toch behoort publiciteit een deel van werkplan en begroting van een club of activiteit te zijn.

Mediapresentatie

Wil men zich via de media presenteren, dan zijn een duidelijk beeldmerk/logo, een huisstijl, een duidelijk woordvoerder en goede documentatie dienstbaar.

Bericht

Bij een bericht gaat het vooral om vier of vijf W’s: Wie, wat, waar, wanneer en waarom. Op een affiche moet dat direct te zien zijn, waarbij ,,wat” meestal eruit dient te springen. Bijvoorbeeld: Toerclub Sprundel (wie), organiseert

FIETSTOCHT

(wat), zondag 2 mei (wanneer), vertrek om 14.00 uur bij De Trapkes (waar). Op affiche kan ook duidelijk worden waarom, bijvoorbeeld ,,60-jarig bestaan” en/of ,,Postcup”. Een bericht voor de (kabel)krant of radio, moet dezelfde gegevens bevatten. Daar kan nog achtergrondinformatie bij zoals: hoe georganiseerd en uitgevoerd wordt, in welk kader een activiteit plaatsheeft, feiten, meningen, cijfers. Houdt daarbij in de gaten wie u wilt bereiken. Begin een persbericht altijd met de vijf W’s en maak verder het verhaal niet onnodig lang. Korte duidelijke verhalen worden beter gelezen dan lang gezwam. Voeg eventueel extra gegevens toe voor de redactie en zet er in elk geval naam, adres en telefoonnummer bij van degene waar nadere informatie te verkrijgen is. Laat het bericht voor verzending eventueel door anderen lezen of lees het zelf eens hardop.

Omgang met pers

Een persconferentie waarbij meerdere persmensen uitgenodigd worden moet men alleen houden als men werkelijk belangrijk nieuws heeft. Anders wordt bij persmensen het gevoel gewekt dat men misbruik maakt van hun tijd. En een krant of radio heeft liever een primeur of apart gegevens, dan puur hetzelfde nieuws dat collega’s hebben. Men kan de media een bericht, zoals boven omschreven, toesturen. Ook kan men (telefonisch) contact opnemen met de redactie of met plaatselijke correspondenten. Het is raadzaam om, wanneer er grotere activiteiten op til zijn, met de persmensen tevoren te overleggen hoe men het beste kan handelen. ,,Wij zijn blij met alle tips”, vertelde een verslaggeefster van de Rucphense Bode. Elke medium streeft naar een eigen gezicht. BN/De Stem neemt, behoudens enige service, alleen berichten met nieuwswaarden op. In principe worden daarin geen berichten geplaatst die louter gericht zijn op eigen leden van een club. Echt nieuws kan tot op de vooravond van plaatsing doorgegeven worden. Overige persberichten kan men beter een paar dagen tevoren bij de correspondent of de redactie aanleveren. De opmaak van de berichten gebeurt door de eindredactie, die bepaalt uiteindelijk wat er in de krant komt. Dus de moeite om zelf het bericht op te maken kan men beter besparen. Lever wel de nodige gegevens aan. In de Rucphense Bode worden wel aangeleverde berichten gratis geplaatst. Ze moeten wel uiterlijk op dinsdagmorgen 11.00 uur van de week van plaatsing bij de redactie van de Bode via internetbode.nl aangeleverd worden. De inhoud van berichten in de Bode kan aangepast worden aan de regels die de redactie moet volgen. Natuurlijk mogen de berichten niet commercieel of kwetsend zijn. Zeker als het wat grotere activiteiten betreft is het raadzaam om tevoren te overleggen met de redactie. In het algemeen zijn de weekbladen voor het ,,zachtere” nieuws (onder meer achtergrondverhalen) en kunnen clubs daarin meer kwijt dan in dagbladen voor wie de nieuwswaarde een belangrijkere rol speelt. Overigens, als men extra aandacht wil, kan men gebruik maken van de tijden in het jaar waarin de redacties moeite hebben om hun krant te vullen. Lokale omroep en kabelkranten kan men een algemeen persbericht toesturen, liefst ruim voor het uitgezonden moet worden.

Adressen media

Rucphense Bode: (vraag naar Monique Jansen)

Molenstraat 17 a, 4881 CP,  Zundert; Postadres: Postbus 22, 4800 AA Zundert, tel. 076-5998111; fax 076-5998199; berichten verzenden via: www.internetbode.nl;

BN/De Stem:Trivium 76, Etten=Leur, fax 076-5312311. Regioverslaggever Jos Hack: tel. 526815. E-mail: redactie.roosendaal@bndestem.nl.

Correspondenten BN/De Stem:

Helmi Mulders, Lage Zegstraat 15, 4735 SX Zegge, tel. 343858; Toon van de Sanden, Laagakker 37, 4714 HH Sprundel, tel. 384055, e-mail: toonsant@hotmail.com.

TV-Krant Rucphen:

Pastoor Palsstraat 4, 4711 CN St.Willebrord, tel. 384888, fax 382899, e-mailadres: redactie@tvkrantwb.nl.

Omroep Brabant: Postbus 2255, 4800 CG Breda, tel. 076-5228844, nieuwsdienst@omroepbrabant.nl

.Rucphen FM: Postbus 55, 4715 ZH Rucphen; tel. 0165-342480 (studio op sportpark De Molenberg, Sprundelseweg Rucphen), fax 343367. E-mail: redactie@radiorucphen.nl

 

VRIJWILLIGERS

Vrijwilligerswerk

Definitie: Vrijwilligerswerk is werk dat onbetaald, vrijwillig, voor anderen of de samenleving, in georganiseerd verband en met enige regelmaat gedaan wordt.

Waarom vrijwilliger

Redenen om vrijwilligerswerk te doen zijn: idealen (helpen) verwezenlijken, behoefte aan sociale contacten, leuk en zinvol bezig willen zijn, er iets van op willen steken, zichzelf status verschaffen, zichzelf willen ontplooien. Per vrijwilliger telt de ene reden zwaarder dan de andere.

Werkklimaat

Een aantrekkelijk werkklimaat trekt vrijwilligers aan, bevordert dat ze goed functioneren en komt het werkresultaat ten goede. Een goed werkklimaat voor vrijwilligers vraagt, de nodige vrijheid, ondersteuning, opvang en begrip, duidelijkheid, prettige werkomstandigheden, waardering, maatschappelijke erkenning, gezelligheid en ontplooiingskansen. Het is per vrijwilliger verschillend welke ,,klimaatbepaler” het meeste invloed heeft.

Vrijwilligersplan

Bij een organisatie, die met vrijwilligers werkt, dient in beleidsplan en werkplan opgenomen te zijn, hoe men het vrijwilligersklimaat denkt te optimaliseren. In ieder geval is het voor iedere club zinvol om eens stil te staan bij het vrijwilligersklimaat en de invloed die daar binnen de club op uitgeoefend wordt en kan worden. Voor elke organisatie gelden andere omstandigheden. Dus per organisatie moeten de klimaatbepalers vorm gegeven worden.

Werving

Een organisatie met een goed imago, en waarin een goed vrijwilligersklimaat heerst, is voor vrijwilligers aantrekkelijk. Een vrijwilliger moet werk doen waarvoor hij geschikt is en interesse in heeft. Vriendjespolitiek, ook de schijn daarvan, moet vermeden worden, maar vrijwilligers die samenwerken, moeten wel goed met elkaar overweg kunnen. Werving kan via advertenties, berichtjes in (kabel)kranten, affiches, folders, praatje op bijeenkomsten, vacaturebank, kraam op braderie, enzovoort. Daarbij gaat het over wie zoekt, wat zijn de taken, waar moet de vrijwilliger werken en kan hij terecht voor meer informatie, wanneer zijn de werktijden, waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen. Herhaling is de kracht van de reclame. Het beste werkt echter vaak persoonlijk contact. Dus brainstormen over mogelijk geschikte kandidaten en daarmee contact zoeken.

Rechten en plichten

Het moet een vrijwilliger duidelijk zijn wat er van hem verwacht wordt. En men moet er op kunnen rekenen dat een vrijwilliger zijn afspraken nakomt. Soms is een vrijwilligersovereenkomst afsluiten zinnig. Rechten en plichten waar afspraken over gemaakt kunnen worden zijn: werkomstandigheden, onkostenvergoeding, inspraak en medezeggenschap en verzekeringen. In principe brengt vrijwilligerswerk geen geld op en mag het geen geld kosten.W.A.- en ongevallenverzekering en eventueel auto-inzittenden verzekering zijn voor een vrijwilliger belangrijk.

Regelingen

Werkelijk gemaakte onkosten mogen altijd belastingvrij vergoed worden. Tot € 4,50 per uur, 40 euro per week, maximaal totaal 1500 euro per jaar, per vrijwilliger hoeft een onkostenvergoeding niet aan de belasting opgegeven te worden. Komt men boven genoemde bedragen, dan moet het hele bedrag, met bewijzen onderbouwd, wel opgegeven worden. Voor mensen met een W.W.-, R.W.W.- en A.B.W.-uitkering, die vrijwilligerswerk (gaan) doen, gelden de volgende regels. Wanneer men vrijwilligerswerk doet op de normale werkuren, moet dat via wekelijkse of maandelijks werkbriefje doorgegeven worden. Als het vrijwilligerswerk betreft dat men al deed voordat men de uitkering kreeg, hoeft dat niet, wel als dat werk wordt uitgebreid. Mensen met een volledige W.A.O.- of A.O.W.-uitkering kunnen in principe onbeperkt vrijwilligerswerk doen. Komt de sociale dienst of de bedrijfsvereniging er achter dat iemand met een uitkering onbetaald werkt, dan onderzoekt ze of dit met behoud van uitkering mag. Geeft de uitkeringsinstantie dan geen toestemming, dan kan dit een vermindering of stopzetting van de uitkering betekenen. Dit geldt pas vanaf het moment van beoordeling, dus niet met terugwerkende kracht.

ONDERSTEUNENDE ORGANISATIES

SKW-instellingen

Elk dorp in onze gemeente heeft een eigen SKW-instelling. Het zijn stichtingen die willen bijdragen tot een optimaal sociaal-cultureel werk en leefbaarheid in de dorpen. De besturen worden gevormd door betrokkenen bij sociaal en cultureel leven in het dorp. De SKW-instellingen in Schijf, Sprundel, St. Willebrord en Zegge beheren de plaatselijke gemeenschaps- en jeugdhuizen. Die gebouwen en alle materialen, inventaris en apparatuur, die er bij horen, proberen ze zo goed mogelijk dienstbaar te laten zijn aan de gemeenschap. Het SKW wil personen en groepen die zich voor de samenleving inzetten zo goed mogelijk toerusten en waar zinvol en nodig ondersteunen. Via de SKW-basisfunctionaris in het dorp is allerlei informatie verkrijgbaar. Die basisfunctionaris is een vraagbaak in en voor het plaatselijke gemeenschapsleven. Als er in een club problemen zijn, of wanneer iets nieuws opgezet wordt, kan hij hulp bieden. Een van de taken van SKW en haar basisfunctionaris is signaleren wat de behoeften in de samenleving zijn en hierop inspelen. De basisfunctionaris werkt zoveel mogelijk in opdracht van- en samen met (groepen) plaatselijke vrijwilligers. De bestuursleden van het SKW kan men altijd aanspreken over het werken van hun instelling en personeel. Zij zijn blij met vragen en tips. Als er niet over personen gesproken wordt zijn alle vergaderingen binnen de  in principe openbaar. Adressen en telefoonnummers van Stichting Dorpswerk Sprundel: Dorpshuis De Trapkes, Kloosterplein 3, 4714 CN Sprundel, telefoon 382889, e-mail info@dorpswerksprundel.nl
Zie ook de website van SKW Sprundel: www.dorpswerksprundel.nl

Diverse instellingen

Op de website van de gemeente Rucphen www.rucphen.nl onder het kopje ,,vrijwilligers” is informatie voor vrijwilligers te vinden.  Zet (provinciaal ondersteuningsinstituut sociaal-cultureel werk): Statenlaan 4, 5042 RX,  Tilburg, 013-5441440.PON (Provinciaal opbouworgaan): Stationsstraat 15, 5038 EB, in Tilburg, tel. 013-535135.

Via de SKW-basisfunctionaris kunt u aan de adressen van vele andere instellingen en organisaties komen. Van uitleen sportspullen, tot landelijke media en organisaties waar men met problemen en vragen op allerlei terreinen terecht kan.